El poder para representar a un socio en reunión del máximo órgano social que fue suspendida o no pudo llevarse a cabo, mantiene su alcance respecto de la reunión reanudada o nuevamente convocada, siempre que el socio mantenga la voluntad de hacerse representar por el mandatario/apoderado citado en el escrito de poder
Con ocasión de la declaratoria de emergencia sanitaria en nuestro país por cuenta de la pandemia generada por el Coronavirus COVID-19, la Superintendencia de Sociedades, a través de la Circular Externa 100-000002 del 17 de marzo de 2020, con base en lo dispuesto sobre el tema por el Decreto 398 de 2020 estableció las recomendaciones e instrucciones para el desarrollo de reuniones del máximo órgano social en el siguiente sentido: “(…) En tercer lugar, si la reunión ordinaria ya ha sido convocada, en caso de que no fuere posible hacer uso del mecanismo de las reuniones no presenciales o mixtas o si el aforo de la reunión presencial o mixta esperado supera las restricciones señaladas por las autoridades competentes (contando socios, apoderados, o personal administrativo para el desarrollo de la reunión), es indispensable indicarles a las entidades supervisadas por esta Superintendencia que las disposiciones sanitarias de orden público vigentes priman sobre las normas societarias, por lo que los representantes legales deberán advertir de inmediato esta situación extraordinaria a los socios convocados por el mismo medio que se hizo la convocatoria, conforme a que esta situación de emergencia sanitaria y las órdenes de las autoridades competentes implican la imposibilidad de realizar la reunión por hechos que podrían considerarse como eventos de fuerza mayor o caso fortuito. La advertencia a los socios acerca de la imposibilidad para realizar la reunión convocada, con base en las normas vigentes sobre restricciones a las reuniones que superen ciertos aforos, harán las veces de constancia sobre la existencia de un evento de fuerza mayor o caso fortuito para la realización de la reunión. De esta forma, debido a la imposibilidad de haber realizado la reunión por fuerza mayor o caso fortuito en los términos de la comunicación que se haya enviado en este sentido, y una vez superadas las circunstancias que hayan dado lugar a la declaratoria de emergencia sanitaria y se modifiquen las órdenes de las autoridades competentes respecto a los aforos, o cuando se cuente con los medios tecnológicos para realizar reuniones no presenciales o mixtas con los atoros establecidos por las autoridades, los órganos sociales competentes deberán realizar una nueva convocatoria para la reunión ordinaria que por las circunstancias mencionadas, es decir su imposibilidad, no pudo realizarse. (…)”.
Los poderes otorgados por escrito para las reuniones ordinarias y extraordinarias que no pudieron llevarse a cabo mantienen su vigencia.
Así las cosas, conforme se expuso en la referida Circular, una vez se supere la emergencia sanitaria y se modifiquen las órdenes de las autoridades competentes respecto a los aforos, o cuando la sociedad cuente con los mecanismos tecnológicos para realizar reuniones no presenciales o mixtas, los órganos sociales competentes deberán realizar una nueva convocatoria para la celebración de una reunión ordinaria que por fuerza mayor o caso fortuito, no pudo realizarse dentro del primer trimestre de este año. Los asociados podrán hacerse representar en la reunión otorgando poder escrito, tal como lo dispone el artículo 184 del Código de Comercio, en el siguiente sentido: “Artículo 184. Representación del socio en asamblea o junta de socios. Todo socio podrá hacerse representar en las reuniones de la Junta de Socios o Asamblea mediante poder otorgado por escrito, en el que se indique el nombre del apoderado, la persona en quien éste puede sustituirlo, si es del caso, la fecha o época de la reunión o reuniones para las que se confiere y los demás requisitos que se señalen en los estatutos. Los poderes otorgados en el exterior sólo requerirán las formalidades aquí previstas.”
Ahora bien, en relación con la vigencia de los poderes otorgados por los socios para hacerse representar durante una reunión ordinaria que no pudo llevarse a cabo por los motivos señalados, este despacho ha asumido de tiempo atrás una posición, que aún mantiene, en el sentido de que el poder que se haya otorgado para representar a un socio durante una reunión del máximo órgano social que fue suspendida o que no pudo llevarse a cabo, mantiene sus alcances respecto de la reunión reanudada o nuevamente convocada, siempre que el socio poderdante aún mantenga la voluntad de hacerse representar por el mandatario o apoderado citado en el escrito de poder, tal y como lo expone este Despacho, en el Oficio 220-28005 del 30 de abril de 2000, el cual señala lo siguiente: “(…) no puede limitarse la voluntad del poderdante ante eventualidades como la presentada, cuando está claro que su propósito, cual es deliberar y participar por medio del apoderado y votar en las decisiones que debiendo ser adoptadas en la reunión originalmente convocada, se cumplirá en la segunda reunión, de donde ha de inferirse que no hay razón en ese evento para exigir poderes diferentes, pues la finalidad en últimas, es una sola.”
Así las cosas, se concluye que los poderes que fueron otorgados por escrito para las reuniones ordinarias y extraordinarias que no pudieron llevarse a cabo, como consecuencia de las medidas adoptadas en el marco de la Emergencia Sanitaria decretada por la pandemia del Coronavirus COVID-19, mantienen su vigencia, de tal forma que no se debe limitar la voluntad del poderdante de deliberar y votar en la reunión a través del apoderado, por lo que no habría razón para exigir poderes diferentes En los anteriores términos su solicitud ha sido atendida en el plazo y con los efectos descritos en el artículo 28 de la Ley 1755 de 2015, que sustituyó el Título II, Derecho de Petición del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso, no sin antes señalar que puede consultarse en la Página Web de la Entidad, la normatividad, los conceptos jurídicos alusivos con el tema u otro de su interés.
Aquí encontrará la normatividad en referencia: https://www.supersociedades.gov.co/nuestra_entidad/normatividad/normatividad_conceptos_juridicos/OFICIO_220-140305_DE_2020.pdf
