Habeas Data

1. RESPONSABLE 

GIRALDO ANGEL ASOCIADOS S.A.S identificada con NIT. 900.374.057-9, domiciliada y ubicada en la Calle 7 Sur No. 42 -70, Oficina 813 de la ciudad de Medellín, teléfono 314 11 81 y correo electrónico info@giraldoangelasociados.com.co

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2. OBJETIVO

El presente documento tiene por objeto reglamentar las actividades relacionadas con el tratamiento al cual serán sometidos los datos personales que componen las Bases de Datos de Giraldo Angel Asociados, principalmente en lo relacionado con la finalidad del mismo, los derechos de los Titulares de los datos personales, los compromisos adquiridos por Giraldo Angel Asociados con los titulares de los datos, en su calidad de Responsable o Encargado del tratamiento y las herramientas adoptadas, para que los titulares puedan ejercer adecuadamente sus derechos.

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3. AUTORIZACIÓN

Por regla general, las actividades de tratamiento de información reglamentadas por la presente política serán ejecutadas sobre datos personales cuyos titulares hayan emitido su autorización de manera previa, expresa e informada. Sin perjuicio de lo anterior, Giraldo Angel Asociados se reserva el derecho a ejecutar actividades de tratamiento, sobre información cuya autorización no sea requerida en virtud de las disposiciones legales que reglamentan la materia, caso en el cual continúan vigentes los compromisos de Giraldo Angel Asociados frente a los titulares de la información, establecidos en la presente política.

 

4. FINALIDADES DEL TRATAMIENTO

Giraldo Angel Asociados, para el desarrollo de su objeto social y el cumplimiento de diversas obligaciones legales y contractuales, de carácter interno y externo, requiere de ciertas Bases de Datos cuyas finalidades varían dependiendo de las características propias y la naturaleza de cada una de las bases de datos sometidas a tratamiento, según se describe a continuación:

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Finalidades comunes a todas las bases de datos

A excepción de lo expresamente dispuesto para cada una de las Bases de Datos en particular, las siguientes finalidades perseguidas por Giraldo Angel Asociados con el tratamiento de información personal, son comunes a todas sus Bases de Datos:

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• Establecimiento de canales de comunicación con los titulares de los datos personales y envío de boletines e información de carácter comercial e institucional.

• Cumplimiento de obligaciones legales y/o contractuales relacionadas con el desarrollo de actividades propias del objeto social de Giraldo Angel Asociados.

• Ejecución de actividades de mercadeo y publicidad relacionadas con el objeto social de Giraldo Angel Asociados.

• Organización y ejecución de eventos y programas culturales e institucionales.

• Atención y trámite de requerimientos, quejas y reclamos.

• Almacenamiento de información en archivos activos y/o inactivos, cuando exista un deber legal de mantenimiento de información con posterioridad a la ejecución de las actividades o relaciones que dan origen al tratamiento, de conformidad con lo establecido en las legislaciones específicas que regulan la materia.

• Adopción de medidas de control y seguridad sobre las diferentes instalaciones de Giraldo Angel Asociados.

• Verificación y consulta de información relacionada con los titulares, en listas y bases de datos de carácter público o privado, tanto nacionales como internacionales, relacionadas directa o indirectamente con (i) antecedentes judiciales, penales, fiscales, disciplinarios, de responsabilidad por daños al patrimonio estatal, (ii) inhabilidades e incompatibilidades, (iii) lavado de activos, (iv) financiación del terrorismo, (v) corrupción, (vi) soborno transnacional, (vii) buscados por la justicia, y en las demás bases de datos que informen sobre la vinculación de personas con actividades ilícitas de cualquier tipo.

• Verificación, consulta y reporte de información relacionada con el comportamiento crediticio, financiero, obligacional, comercial y de servicios de los titulares, a las entidades públicas o privadas, que administren o manejen bases de datos relacionadas con el nacimiento, desarrollo, modificación, extinción y cumplimiento de obligaciones financieras, comerciales, crediticias y de servicios.

 

Bases de datos de empleados

Las actividades de tratamiento sobre las Bases de Datos de Empleados (incluyendo los potenciales y antiguos), además de las finalidades comunes a todas las Bases de Datos descritas anteriormente, tendrán las siguientes:

• Ejecución de procesos de selección, promoción, bienestar laboral, nómina, evaluaciones desempeño y competencias, inducción, entrenamiento, formación, seguridad y salud en el trabajo y clima.

• Ejecución de programas de formación y capacitación.

• Emisión y validación de referencias laborales y/o comerciales.

• Control de acceso a las instalaciones de la compañía.

• Ejecución de tareas de investigación, análisis y reporte de incidentes y situaciones presentadas al interior de las instalaciones de Giraldo Angel Asociados.

• Suministro de información personal para la ejecución de las relaciones contractuales de Giraldo Angel Asociados con terceros.

• Conocimiento del entorno familiar de cada empleado, para efectos de garantizar y respetar los derechos laborales que pudieran derivarse de la composición de dicho entorno.

• Acceso, consulta y obtención de historias clínicas y sus anexos para el recobro de incapacidades y seguimiento a recomendaciones, restricciones y eventuales calificaciones de pérdidas de capacidad laboral.

• Recolección, almacenamiento, consulta, circulación, transmisión, verificación, uso, reproducción, divulgación, comunicación, adaptación, extracción, compendio, difusión y supresión de la imagen de los titulares de la información, con el fin de elaborar carnets de identificación al interior de Giraldo Angel Asociados, así como ilustrar artículos o publicaciones institucionales, de mercadeo y/o publicitarios relacionados con el objeto social de Giraldo Angel Asociados, para ser divulgados en revistas, página web y redes sociales de la compañía.

 

Base de datos clientes

 

Las actividades de tratamiento sobre las Bases de Datos de los Clientes (incluyendo a los potenciales, actuales y antiguos, así como a las personas de contacto de aquellos), además de las finalidades comunes a todas las Bases de Datos descritas anteriormente, tendrán las siguientes:

• Seguimiento al cumplimiento de las obligaciones por parte de los Clientes.

• Como elemento de análisis para el establecimiento y/o mantenimiento de relaciones contractuales.

• Como elemento de análisis para la evaluación de los riesgos derivados de relaciones contractuales vigentes.

 

Bases de datos proveedores

 

Las actividades de tratamiento sobre las Bases de datos de Proveedores (incluyendo a los potenciales, actuales y antiguos, así como a los empleados y personas de contacto de aquellos), además de las finalidades comunes a todas las Bases de datos descritas anteriormente, tendrán las siguientes:

• Evaluación de la calidad de los servicios y productos recibidos.

• Seguimiento al cumplimiento de las obligaciones por parte de los proveedores.

• Como elemento de análisis para el establecimiento y/o mantenimiento de relaciones contractuales.

• Como elemento de análisis para la evaluación de los riesgos derivados de relaciones contractuales vigentes.

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5. TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES SENSIBLES

 

Giraldo Angel Asociados reconoce que ciertos datos sometidos a tratamiento revisten o pueden revestir la calidad de datos sensibles, en este orden de ideas, ha adoptado las medidas para que cuando los datos sometidos a tratamiento sean de aquellos definidos legalmente como sensibles:

• Se refuerce el cumplimiento de los principios que regulan el tratamiento de información personal, establecidos en el artículo 4 de la Ley 1581 de 2012.

• Ninguna actividad se condicione al suministro de datos personales sensibles.

• Se obtenga la autorización expresa, informada y facultativa de los titulares de dichos datos, antes de la ejecución de actividades de tratamiento.

 

Tratamiento de datos de menores

Por regla general, en la ejecución de cualquier actividad de tratamiento de datos personales, Giraldo Angel Asociados se abstendrá de manipular datos cuyo titular sea un menor, a la luz de lo dispuesto en el artículo 7 de la Ley 1581 de 2012. Excepcionalmente, Giraldo Angel Asociados requerirá ejecutar actividades de tratamiento sobre datos personales de menores de edad, cuando ello ocurra, Giraldo Angel Asociados someterá el tratamiento de los datos de esta naturaleza a las siguientes reglas:

• Respeto del interés superior del menor titular del dato.

• Respeto de los derechos fundamentales del menor titular del dato.

• Autorización emitida por el representante legal del menor titular del dato, cuando se requiera.

• Respeto del derecho del menor a ser escuchado, teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto, así como la naturaleza de los datos sometidos a tratamiento y finalidad perseguida con tales actividades.

 

6. OBLIGACIONES DE GIRALDO ANGEL ASOCIADOS

 

Giraldo Angel Asociados, en cumplimiento de lo dispuesto por el artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, ha adquirido las siguientes obligaciones frente a los titulares de la información personal:

1. Garantizar al Titular de la información personal, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de Habeas Data.

2. Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.

3. Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.

4. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

5. Garantizar que la información que se suministre a los Encargados del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.

 

7. DERECHOS DE LOS TITULARES

 

Giraldo Angel Asociados funge como el Responsable del Tratamiento de datos personales de los Titulares, quienes tendrán los derechos que se enuncian a continuación:

1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del Tratamiento o encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.

2. Solicitar prueba de la autorización otorgada al responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento.

3. Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.

4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en las normas de protección de datos personales.

5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o encargado han incurrido en conductas contrarias a la ley y a la Constitución.

6. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento

 

El Tratamiento que hará Giraldo Angel Asociados de los datos personales consistirá en la recolección, almacenamiento, uso, circulación, supresión de los mismos y cualquier otra operación lícita necesaria para el desarrollo de su objeto social y necesaria para cumplir la finalidad de dicho Tratamiento. Considerando que Giraldo Angel Asociados puede llegar a contar con Datos Personales de clientes, proveedores, accionistas, ex accionistas, empleados, ex empleados, posibles clientes, candidatos a algún cargo en Giraldo Angel Asociados, entre otros, la finalidad del Tratamiento puede variar según la persona a la cual pertenezcan dichos datos, pudiendo aplicar para el caso concreto una o algunas de las finalidades del Tratamiento y teniendo como finalidad principal y común para todos, permitir el desarrollo del objeto social y el giro ordinario de los negocios de Giraldo Angel Asociados. De esta finalidad, se desprenden finalidades específicas, a saber: i) promoción de los servicios de la SOCIEDAD; ii) contacto de clientes para cualquier actividad que el vínculo comercial demande, entre ellas, facturación, envío de correos, elaboración de contratos, etc.; iii) selección de personal; iv) solicitud de suministros, bienes y servicios a proveedores y contratistas; v) conocimiento de los empleados y ex empleados de Giraldo Angel Asociados para efectos de nómina, afiliaciones, contratos de trabajo, liquidaciones e información general de personas vinculadas a Giraldo Angel Asociados.

​Giraldo Angel Asociados garantiza la confidencialidad, libertad, seguridad, veracidad, transparencia, acceso y circulación restringida de los datos y se reserva el derecho de modificar las Políticas de Tratamiento de Datos Personales en cualquier momento.