El pasado 11 de febrero de 2021, la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN expidió la Resolución 000013 de 2021 «Por la cual se implementa y desarrolla en el sistema de facturación electrónica la funcionalidad del documento soporte de pago de nómina electrónica y se expide el anexo técnico para este documento.»
El pasado 11 de febrero de 2021, la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN expidió la Resolución 000013 de 2021 «Por la cual se implementa y desarrolla en el sistema de facturación electrónica la funcionalidad del documento soporte de pago de nómina electrónica
y se expide el anexo técnico para este documento.» Este documento, junto con el «Anexo técnico documento soporte de pago de NÓMINA ELECTRÓNICA» establecen los lineamientos para la adopción de dicho del documento soporte de pago de nómina electrónica.
Concretamente, define el calendario, los sujetos y los requisitos técnicos y tecnológicos que debe contener el documento soporte de pago de nómina, el cual hace parte del sistema de facturación electrónica.
Se debe advertir que en el presente boletín no se pretende abarcar cada aspecto de la Resolución 000013 de 2021 ni el «Anexo técnico documento soporte de pago de NÓMINA ELECTRÓNICA», sino que se busca realizar una aproximación preliminar a los puntos que sean de un interés más general. Por lo anterior, anexado a este boletín encontrarán el archivo de la Resolución (que incluye el «Anexo técnico documento soporte de pago de NÓMINA ELECTRÓNICA»).
I. ¿QUÉ ES?
Así, el numeral 10 del artículo 1 de la Resolución 000013 de 2021 explica que el Documento soporte de pago de nómina electrónica es un documento electrónico que los sujetos obligados deberán generar y transmitir para la validación de la DIAN. Dicho documento constituye el soporte de los costos y deducciones en el impuesto sobre la renta y complementarios e impuestos descontables en el IVA, cuando aplique.
Además, se deriva de los pagos o abonos en cuenta, relacionados con la nómina, que está compuesto por los valores devengados de nómina, los valores deducidos de nómina y el valor total diferencia de los mismos. Es importante tener en cuenta que este documento debe ser generado y transmitido para validación de la DIAN para cada uno de los beneficiarios de los pagos.
II. ¿QUIÉNES ESTÁN OBLIGADOS A GENERAR Y TRANSMITIR EL DOCUMENTO A LA DIAN?
Al respecto, el numeral 15 del artículo 1 de la citada Resolución dispone que estarán obligados a generar y transmitir el documento soporte de pago de nómina y las respectivas notas de ajuste para validación aquellos contribuyentes que realizan pagos o abonos en cuenta que se derivan de una vinculación por una relación laboral o legal y reglamentaria y por pagos a los pensionados a su cargo, que requieran soportar los costos y deducciones en el impuesto sobre la renta y complementarios e impuestos descontables en el IVA cuando aplique.
III. ¿CADA CUÁNTO SE DEBE GENERAR, TRANSMITIR Y VALIDAR EL DOCUMENTO DE NÓMINA ELECTRÓNICA?
Sobre el particular, el artículo 3 de la mencionada Resolución dispuso que, para efectos tributarios, los sujetos obligados a generarlo deberán hacerlo mensualmente, independiente de que el sujeto obligado realice pagos en periodos diferentes o inferiores.
Es decir, se debe acumular la información relacionada con los valores de nómina, deducciones y el valor total diferencia respecto de los pagos o abonos en cuenta que corresponda a las liquidaciones de nómina realizadas en el mes inmediatamente anterior.
Cuando se presenten novedades dentro del periodo de pago a reportar, se deberá atender a lo dispuesto en el «Anexo técnico documento soporte de pago de
NÓMINA ELECTRÓNICA» que acompaña a la Resolución que acá se resume[1].
IV. ¿QUÉ DEBE CONTENER EL DOCUMENTO DE NÓMINA ELECTRÓNICA?
Ahora bien, sobre el contenido del documento debe precisarse que también hacen parte de este las notas de ajuste a las que se refiere el artículo 17 de la Resolución, cuando se elaboren las mismas.
En este sentido, y teniendo presente la anterior consideración, de acuerdo con los artículos 5 y 17, el documento soporte de pago de nómina electrónica deberá contener como mínimo la siguiente información:
1. Estar denominado expresamente como documento soporte de pago de nómina electrónica.
2. Apellidos y nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria - NIT del sujeto obligado.
3. Apellidos y nombre(s) y Número de Identificación del beneficiario del pago.
4. El código único de documento soporte de pago de nómina electrónica- CUNE.
5. Llevar un número que corresponda a un sistema interno de numeración consecutiva, asignado por el sujeto obligado.
6. Contenido y valores de los conceptos que corresponden al valor devengado de nómina.
7. Contenido y valores de los conceptos que corresponden a los valores deducidos de nómina.
8. El valor total diferencia, que corresponde a la diferencia del valor total devengado de nómina menos el valor total deducido de nómina.
9. El contenido del «Anexo técnico documento soporte de pago de NÓMINA ELECTRÓNICA», esto es, las funcionalidades y/o reglas de validación que permiten cumplir con la generación, transmisión y validación del documento soporte de pago de nómina electrónica y las notas de ajuste del documento soporte de pago de nómina electrónica, por parte de los sujetos que generan y transmiten el documento soporte de pago de nómina electrónica y sus notas de ajuste y en los ambientes de producción en habilitación y producción en operación.
10.El medio de pago, que el sujeto obligado, utiliza para hacer la entrega de la contraprestación económica de los servicios prestados por el beneficiario del pago.
11.Fecha y hora de generación.
12.La firma digital del sujeto obligado, de acuerdo con las normas vigentes y la política de firma establecida por la DIAN, al momento de la generación como elemento para garantizar autenticidad, integridad y no repudio del documento de nómina electrónica.
13.Apellidos y nombre o razón social y NIT, del proveedor de soluciones tecnológicas, y la identificación del software.
Cuando se elaboren notas de ajuste del documento soporte de pago de nómina electrónica deberán contener la siguiente información:
1. Estar denominada expresamente como nota de ajuste del documento soporte de pago de nómina electrónica, según corresponda.
2. Llevar un número que corresponda a un sistema de numeración consecutivo interno de quien la genera.
3. El número, la fecha utilizada para la generación del código único de documento soporte de pago electrónico -CUNE del documento soporte de pago de nómina electrónica, al cual hace referencia la nota de ajuste según el caso.
4. Contenido y valores de los conceptos que corresponden al valor devengado de nómina.
5. Contenido y valores de los conceptos que corresponden a los valores deducidos de nómina.
6. El valor total diferencia, que corresponde a la diferencia del valor total devengado de nómina menos el valor total deducido de nómina.
7. El código único de la nota de ajuste del documento soporte de pago Electrónico -CUNE.
8. El tipo de nota de ajuste según corresponda.
9. La fecha y hora de generación.
10.Los apellidos y nombre o razón social y NIT del sujeto que genera y transmite el documento soporte de pago de nómina electrónica.
11.Los apellidos y nombre o razón social y Número de Identificación del beneficiario del pago.
12.La firma digital del sujeto obligado que genera y transmite el documento soporte de pago de nómina electrónica, de acuerdo con las normas vigentes y con la política de firma establecida por la DIAN, al momento de la generación como elemento para garantizar autenticidad, integridad y no repudio del documento de nómina electrónica.
13.El código único de documento soporte de pago de nómina electrónico -CUNE, del documento de nómina electrónica que se reemplaza.
Las notas de ajuste al documento soporte de pago de nómina electrónica, serán el
mecanismo para reemplazar el documento soporte de pago de nómina electrónica,
y/o una nota de ajuste, para los casos en que este último requiera uno o más cambios, caso en el cual el número del documento de nómina electrónica reemplazada no podrá ser utilizado nuevamente.
De igual forma, las notas de ajuste al documento soporte de pago de nómina electrónica, serán el mecanismo para eliminar el documento soporte de pago de nómina electrónica, o una nota de ajuste del documento soporte de pago de nómina
electrónica, para aquellos eventos donde se haya transmitido un documento por error, caso en el cual no se tendrán en cuenta los numerales 4, 5, 6 y 11.
V. ¿CUÁNDO SE DEBE IMPLEMENTAR?
El artículo 6 determinó las fechas en las que los sujetos obligados deben implementar el documento soporte de pago de nómina electrónica y las notas de ajuste. Se señalan dos fechas que corresponden a:
- Fecha de inicio de habilitación en el servicio informático electrónico nómina electrónica. Indica el plazo dentro del cual se debe iniciar el proceso de habilitación y señalar el software con el cual hará pruebas de habilitación en el sistema de facturación electrónica dentro del cual se encuentra la funcionalidad del documento soporte de pago de nómina electrónica, dispuesto en la página WEB de la DIAN y que corresponderá al software con el cual generará y transmitirá el documento soporte de pago de nómina electrónica. Este proceso deberá concluir antes de la fecha máxima para iniciar con la generación y trasmisión del documento soporte de pago de nómina electrónica y las notas de ajuste.
- Fecha máxima para iniciar la transmisión del documento soporte de pago de nómina electrónica y de las notas de ajuste. Indica el plazo máximo dentro del cual deberá iniciar la generación y transmisión del documento soporte de pago de nómina electrónica y las notas de ajuste del citado documento.
Así las cosas, las fechas según los tres (3) grupos en los que se divide, son[2]:
1. Calendario de implementación para sujetos de acuerdo con el número de empleados
2. Calendario de implementación Permanente
3. Calendario de implementación para sujetos no obligados a expedir factura electrónica de venta
VI. ¿CUÁL ES EL PLAZO PARA EL CUMPLIMIENTO PERIÓDICO PARA LA TRANSMISIÓN Y VALIDACIÓN DEL DOCUMENTO?
El artículo 8 señaló que los sujetos obligados a presentar este documento tendrán plazo dentro de los diez (10) primeros días hábiles del mes siguiente al cual corresponde el pago o abono en cuenta. En este plazo se debe generar la información para que la DIAN realice la validación del mismo.
Es de resaltar que la primera transmisión del documento se deberá efectuar dentro de los diez (10) primeros días del mes siguiente de la fecha máxima de implementación del calendario del apartado precedente.
VII. ASPECTOS VARIOS
Hay dos aspectos que consideramos importantes mencionar acá. El primero, se refiere a los casos en los que los sujetos obligados de generar y transmitir el documentos soporte de nómina electrónica tercerice el proceso. El segundo, tiene que ver con el deber de conservar dicho documento y el idioma y la moneda en el contenido del documento.
El artículo 22 de la Resolución, estableció que, cuando los sujetos obligados realicen el proceso de generación y transmisión del documento soporte de nómina electrónica a través de un tercero, el citado tercero deberá estar previamente habilitado por la DIAN; de conformidad con dispuesto en los artículos 572 y 573 del Estatuto Tributario.
Adicionalmente, el parágrafo transitorio del artículo 22 prescribe que cuando dicho proceso –generación, transmisión y validación– se lleve a cabo a través de un representante o tercero, este último deberá inscribir esta calidad en el Registro Único Tributario -RUT una vez la DIAN realice los ajustes informáticos necesarios.
Cuando la generación y transmisión del documento soporte de pago de nómina electrónica sea cumplida por un tercero, las partes deberán conservar el documento que lo acredite para tal fin por los términos legales que le corresponda, para que sean exhibidos o enviados cuando la DIAN lo requiera.
En lo que tiene que ver con la conservación de los documentos soportes de pago de nómina electrónica, el artículo 23 determinó que estos deberán ser conservados de conformidad con lo establecido en el artículo 632 del Estatuto Tributario y el artículo 46 de la Ley 962 de 2005, modificado por el artículo 304 de la Ley 1819 de 2019y las normas que lo modifiquen o adicionen, garantizando que la información conservada sea accesible para su posterior consulta. Esto significa que los documentos deberán ser conservados en el domicilio del contribuyente durante, mínimo, cinco (5) años contados a partir del 1° de enero del año siguiente a su elaboración, expedición o recibo.
Finalmente, el artículo 26 prescribe que se debe utilizar el idioma español y el peso colombiano en la generación del documento de la nómina electrónica y las notas de ajuste, sin perjuicio que además de expresar el respectivo valor en pesos colombianos pueda expresarse en otra moneda y en un idioma distinto al español.
[1] En el documento adjunto encontrará la Resolución 000013 de 2021 y el «Anexo técnico documento soporte de pago de NÓMINA ELECTRÓNICA».
[2] Las tablas descritas son réplicas de las que trae la Resolución 000013 de 2021 con variaciones mínimas.
