Debido a que durante la emergencia sanitaria las reuniones del máximo órgano social pueden ser no presenciales o mixtas, es responsabilidad de cada compañía, implementar los mecanismos manuales o tecnológicos para garantizar que los socios puedan ejercer el derecho de inspección sobre los libros, y a su vez que la compañía pueda proteger los secretos y otros datos, que de ser divulgados puedan ser utilizados en detrimento de esta.
Las reuniones no presenciales se encuentran reguladas en la Ley 222 de 1995 en el artículo 19, posteriormente modificado por el artículo 148 del Decreto 019 de 2012, de la siguiente manera: “Siempre que ello se pueda probar, habrá reunión de la junta de socios, de asamblea general de accionistas o de junta directiva cuando por cualquier medio todos los socios o miembros puedan deliberar y decidir por comunicación simultánea o sucesiva. En este último caso, la sucesión de comunicaciones deberá ocurrir de manera inmediata de acuerdo con el medio empleado”.
El Gobierno Nacional mediante el Decreto 398 del 13 de marzo de 2020 realizó las siguientes precisiones frente a las reuniones no presenciales o mixtas:
Cuando se hace referencia a «todos los socios o miembros» se entiende que se trata de quienes participan en la reunión no presencial, siempre que se cuente con el número de participantes necesarios para deliberar según lo establecido legal o estatutariamente.
El representante legal deberá dejar constancia en el acta sobre la continuidad del quórum necesario durante toda la reunión. Asimismo, deberá realizar la verificación de identidad de los participantes virtuales para garantizar que sean en efecto los socios, sus apoderados o los miembros de junta directiva.
Las disposiciones legales y estatutarias sobre convocatoria, quorum y mayorías de las reuniones presenciales serán igualmente aplicables a las reuniones no presenciales de que trata el artículo 19 de la Ley 222 de 1995.
Las reglas relativas a las reuniones no presenciales serán igualmente aplicables a las reuniones mixtas, entendiéndose por ellas las que permiten la presencia física y virtual de los socios, sus apoderados o los miembros de junta directiva.
A su vez, la Superintendencia de Sociedades a través de la Circular Externa 100-00002 de 17 de marzo de 2020 imparte algunas instrucciones y recomendaciones en atención a la celebración de reuniones no presenciales, donde señala lo siguiente:
A efectos del artículo 19 de la Ley 222 de 1995, se entenderá que la expresión, "todos los socios o miembros" allí contenida, hace referencia a aquellos socios o miembros de la Junta Directiva que participan en la reunión no presencial, siempre que se cuente con el número de participantes necesarios para deliberar según lo determine la ley o los estatutos, por lo cual, conforme a la normatividad vigente, en este tipo de reuniones no es necesaria la participación de todos los socios o miembros de la Junta Directiva.
Se deberá dar aplicación a las reglas en materia de convocatoria, quórum y mayorías previstas en la ley o los estatutos.
Existe la posibilidad de adelantar reuniones mixtas, conforme se determine en la convocatoria, esto es, aquellas en las que algunos de sus participantes asistan físicamente (presencialmente) y otros virtualmente (no presencial).
La convocatoria a las reuniones no presenciales o mixtas deberá señalar los medios tecnológicos que serán utilizados y la manera en la cual se accederá a la reunión por parte de los socios, sus apoderados o los miembros de la Junta Directiva para la participación virtual, sin perjuicio de las instrucciones necesarias para quienes asistan físicamente en caso de que la reunión sea mixta.
Para la realización de este tipo de reuniones, el representante legal deberá verificar la identidad de las personas que asistan virtualmente, con el propósito de garantizar que, en efecto, se trate de los socios, sus apoderados o los miembros de junta directiva, según el caso.
Adicionalmente, el representante legal deberá dejar constancia en el acta sobre la continuidad del quórum que sea requerido para el inicio de la reunión, y que el mismo se mantenga durante su desarrollo y hasta su culminación.
En lo que corresponde a la forma de realizar el derecho de inspección durante la emergencia sanitaria decretada por el Gobierno Nacional, la Superintendencia de Sociedades mediante el Concepto Jurídico No. 220-114318 del 11 de julio de 2020 manifestó que en el entendido que las reuniones pueden ser no presenciales o mixtas y teniendo en cuenta que no existe una regulación específica para el ejercicio en forma virtual del derecho de inspección, es del caso puntualizar que es del resorte exclusivo de cada compañía, implementar los mecanismos manuales o tecnológicos, acordes con las directrices legales que regulan el derecho de inspección, para garantizar que los socios alcancen el ejercicio de este derecho, y correlativamente que la compañía pueda proteger los secretos empresariales, y otros datos, que de ser divulgados puedan ser utilizados en detrimento de la sociedad. En tal virtud, les corresponde a los administradores sociales de acuerdo con las pautas que se hubieren implementado para tal fin, adoptar las medidas correspondientes a lograr este propósito.
Finalmente, es importante advertir que mediante el Artículo 5 del Decreto 434 de 2020, el Gobierno Nacional permitió que las reuniones del máximo órgano social correspondientes al ejercicio del año 2019 puedan efectuarse hasta dentro del mes siguiente a la finalización de la emergencia sanitaria declarada en el territorio colombiano; modificándose con ello parcialmente el Artículo 422 el Código de Comercio según el cual, “a falta de disposición estatutaria al respecto, la reunión ordinaria del máximo órgano social se debería realizar dentro de los tres meses siguientes al cierre de cada ejercicio”.
Ahora bien, el Gobierno Nacional mediante la Resolución 844 extiende la Emergencia Sanitaria en el país hasta el 31 de agosto del 2020.
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